3週間かかっていた
紙の請求書処理が楽に
株式会社ビルディングDr. - 福岡県
建物の総合医として調査から工事、建物管理までを担う株式会社ビルディングDr.様。従来、協力会社から受領した請求書の処理作業に3週間を要していましたが、Digital Billder(デジタルビルダー)を導入し、請求書の電子化と業務効率化の両立に成功されました。今回は代表取締役の黒木様と請求書処理の実務を担ってきた押川様にDigital Billder導入前の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
押川様：毎月締め日になると封筒に入った請求書が協力会社様から届きます。私が封筒を手で開封し、振替伝票を手書きで起票します。振替伝票を見ながら会計ソフトに手入力をし、各現場の工事台帳を紙で出力します。請求書に検印のハンコを押した後、請求書1枚ずつに紙の付箋を貼り、各担当者に回します。ここまでを締め日の翌々日までに終了させるため、2日間集中しっぱなしで作業が終わったらぐったりでした..。
各担当が請求書をチェックした後、専務、社長と承認が周り、最終的に私の手元に戻ってくるのは締め日から約3週間が経過した頃です。最後に工事ごとになっていた請求書を企業ごとに並び替えてファイリングをし、倉庫にしまいます。そして、また次の請求作業が1週間後に始まる。この繰り返しが非常に大変で、少しでも作業を減らせないものかと常々思っていました。
作業を徐々に進められたらまだましでしたが、締め日直前にまとまって封筒が届くため、締め日翌日から一気に作業を進めざるを得ません。大変だとは思いながらも仕方がない作業だと半ば諦めていました。
紙の請求書
Digital Billderの最初の印象について
押川様：Digital Billderの説明を聞く前に他社様のシステムも聞いていました。それらはどの業界でも使える汎用的なシステムであり、実績豊富で安心感があった一方、建設業ならではの出来高,保留金,相殺,査定などには対応ができなかったことを覚えています。なかなか自社の業務に合うシステムに出会えず、「やっぱり建設業では電子化が難しいのかな..」と感じていました。
そんな時にDigital Billderの話を聞く機会をいただきました。現場担当者が紙に書き込む査定の考え方をそのままに電子化できたり、協力会社から出来高で請求を受けられたりと、「これなら自社の業務にも合いそう！」と驚きました。社長も一緒にプレゼンを聞いており、あまり迷うことなく数日後には導入を決めていました。
使ってみて分かったDigital Billderの魅力について
押川様：請求書が提出されてから銀行に振り込むまでの時間がとても早くなりました。具体的な変化として、特に有り難かったのは振替伝票への記入がなくなったことです。当時は請求書を現場ごとに整理し、振替伝票に手書きで記入をしていました。その後にシステムに手入力をするのですが、毎回同じような作業に丸一日かけざるを得ず、これがなかなかの苦痛でした..。Digital Billder導入後はその作業が数分で終わり、感動したことをよく覚えています。
押川様が手書きをしていた振替伝票
押川様：また、システムの操作がとても簡単なことにも驚きました。私達が簡単だと感じるだけでなく、協力会社様からも「やってみたら簡単だった」と言っていただけてホッとしました。最初は、「難しいんでしょ」と疑っていた協力会社様もいらっしゃいました。ただ、説明をすると「え、これなら分かりやすいね」と納得していただけ、一度提出いただいたら次の月から特に問い合わせもなく提出をし続けていただけました。
ちなみに、お気に入りの機能は「付箋機能」です。紙の付箋を貼るように伝えたいことをぱっと打ち込め、承認先の人に申し送りができます。自分の言葉で少し書き添えたい時に重宝しています。
社内で浸透するまでの流れについて
押川様：初めて社内に提案した際、反対はされなかったものの、懸念の声は上がりました。その懸念はもっともだと感じつつ、少しでも同僚の業務改善に繋がるならと「やってみないと分からない」「まずはとにかく使ってみましょう！」と私から声をかけて回りました。個別の説明時間も設け、「分からなかったらいつでも聞いてくださいね」といった働きかけもしました。
社内や協力会社様への案内に際し、サポート担当の山口さんにスピーディーに対応いただけ、とても助かりました。疑問に思ったことを聞いたらすぐに返していただけ、同僚からの質問にすぐ回答ができました。質問への回答だけでなく、自社の管理部門や工事担当者向けの説明会も開催いただけました。山口さんのような弊社専属担当さんのサポートがあるとないとでは、私の心理的な負担感が全然違ったと思います。
サポート担当の山口さん
黒木様：私は今でも最終承認者という立場で請求書をチェックしています。導入当初は「実行予算のチェックをしたいのに紙がない！」というところから始まりましたね。普段からパソコンを多用するわけではなく、導入当初は戸惑うこともありました。ただ、1ヶ月2ヶ月と使いながら自分なりに工夫をしたり、慣れたこともあってスムーズに処理できるようになっていきました。今改めて振り返ると、請求書が紙であった頃と比較して楽になったのはもちろん、圧倒的に最終承認までの期間が短くなりました。
私は社員の皆さんにとって働きがいのある職場を創りたいと常々考えています。その一環として単純作業やムダからの解放は重要テーマであると捉えていました。請求書の処理は毎月同じ流れの手作業である一方、協力会社様への入金に直結する重要業務であるため細心の注意が必要です。支払いの失敗を防ぐためにも業務の流れを極力変えたくありませんでした。Digital Billderはこれまでの業務をそのままに電子化ができ、結果として業務の効率化にも繋がりました。これからも使い続けていきたいと考えております。
これから導入を考えている企業に向けて一言お願いします！
黒木様：建設業の方々は、悩むことなく燈さんで良いんじゃないかと思います。一番最後に承認するのは社長さんや役員さんなど、私のようにパソコンに不慣れな方もいらっしゃるかもしれません。やってみたら簡単ですよ！私でもできました！
