請求書回覧のオンライン化により工事担当者の直帰が可能に！
株式会社 東組
『海の東組』と評される和歌山県県内トップクラスのマリコンである株式会社東組。 これまでは請求書の回覧に伴う工事担当者様の移動によって、工事担当者様へ負担がかかってしまっていました。 Digital Billder(デジタルビルダー)を導入し、請求書の回覧がオンライン化したことで紙が一切不要になり、工事担当者様や事務担当者様の負担軽減を実現しました。今回は代表取締役社長 東宗弘様、土木部 宮本志郎様、総務経理部 中垣三奈様にDigital Billder導入前の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
宮本様：20日締めで25日に必着、紙の請求書を総務部が受け取って業者ごとにまとめます。まとめるのに2日～3日かかり、そこから工事担当者が本社に来て自分の現場の分をチェックします。それが4～5日。ここまでで月末か月頭くらいになります。この後に部長、常務、専務が3日くらいかけて承認を実施していました。専務が見た後に総務部がもう一度見て、業者別のものを工事別に手書きで書いて、支払い明細書というものを作成します。その業務にさらに3日程度かかります。それを10日くらいかけ、社長が最終確認します。最後に、総務部の方で半日くらいかけて入金作業し、15日に支払うという流れです。
Digital Billder導入前の業務の課題と導入による改善について
宮本様：以前は、現場の方が本社に来る必要がありました。片道1時間かかる現場もあるので、往復2時間になります。昼間が現場なので、確認は夜になります。そこで協力会社が間違っていたり、疑問点があったりすると翌日に確認となり、修正が発生したら、また夜に修正しに本社まで来ている状況でした。夜、一斉にチェックしに来るため、終わるのが21時くらいになっていることもありました。導入後は、この往復の時間や本社でのチェック渋滞が全てなくなり、現場から直帰できるようになりました。
その他の部分でも、郵送されてきた請求書の開封作業や、支払い明細書の裏側に請求書の原本を糊で貼り付けていた作業に時間がかかっていました。支払い明細が手書きで負担になっていましたが、CSVデータを使った自動作成になり、大幅な時間削減となりました。
また、どこで請求書が止まっているのかがリアルタイムでわかるので、見てくださいというアナウンスができることもいいですね。
東社長：今日中にハンコを押してくださいとかっていうギリギリのこともありました。現場の方から夜渋滞するっていう不満は聞いていたので、導入してかなりよかったです。
株式会社 東組 東社長
複数の請求書電子化サービスの中からDigital Billderを選んだ理由について
宮本様：オンラインでDigital Billderの説明を聞かせてもらって、指定請求書がなくても電子化できるというところは大きかったです。他のサービスでRPAやOCRがあっても、指定の場所に指定の文字がないと使えないということがありましたが、Digital Billderは指定書式がなくても利用できる。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているのも嬉しいポイントですね。
請求書の項目の中に材料費や外注費などを振り分けられ、現場担当者が記載することによって、管理者が予算で組んだところの共通仮設費用に当たるところだなというのがわかるようになりました。これまでは、工事台帳を作る際に常務が確かめながら打ちこんでいていたので、それが一目でわかるようになりました。
東社長：請求書の処理が大変だという声が結構来ていたので、他サービスでは、解決できないかなと思っていました。東大発ベンチャーで建設業に特化しているというところで将来性を感じ、何かやってくれそうな気がしたのが選んだ理由でもあります。
使ってみて分かったDigital Billderの魅力について
株式会社 東組 宮本様
宮本様：Digital Billderを使用して疑問点とか対応要望があった時の対応がびっくりするくらい早いなっていうのがありました。協力会社の請求書発行側もどうするのか、という声もあったが、使ってみたら簡単でこれなら出せますよという感じで出してくれました。対応できないところは、ほんの数件でした。
電子化するのに最低3ヶ月から半年くらいは協力会社にお願いする必要があるかと思っていましたが、1ヶ月で9割、2ヶ月めでほぼ全ての協力会社に対応していただけました。
弊社の社員も請求書の使い方に説明が必要かと思っていましたが、ほとんど説明する手間もなく、みんなすんなり扱えたのも大きな魅力です。
今後Digital Billder及び燈株式会社に期待することについて
宮本様：請求書処理業務を削減することは現場の方の本業への集中に繋がると思うので、最先端技術のDXにこれからも挑戦してほしいです！
東社長：請求書に留まらず、採用や教育、さらには引き続きDigital Billderのように最先端のDX技術を身近な使いやすいものにしてお届けしてくれたら嬉しいですね。建設業をより良い産業にという会社はとてもありがたい存在だと感じています。