大量の紙による請求書管理から解放され、処理にかかる時間を節約
沼田土建株式会社
お客様の信頼度「No.1企業」を目指し、群馬県沼田市に本拠を置く総合建設業を営む沼田土建株式会社。これまでは、大量の請求書を紙で取り扱っていたため、開封・仕分け作業に時間がかかり、現場監督への確認を含めると、処理に半月ほどかかっていました。Digital Billder（デジタルビルダー）を導入し、電子上で自動的に仕分けされ、郵送が遅れてくることもなくなり、大幅に処理時間を短縮することができました。今回は、総務部部長 和南城様、総務部課長 佐々木様、総務部課長 畑様、総務部課長 田村様にDigital Billder導入前の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
田村様：リース会社などの量が多い会社は20-25日で締めとし、他の業者は3日締めにしていました。しかし、最近の郵便事情で土日が重なると、6日着という状態でした。
佐々木様：そこから現場に回すため、数時間かけて、開封・仕分け作業を行い、現場監督ごとの箱へ入れます。監督の方にメールで通知を送ると、本社に取りに来ていただき、チェックするという流れになります。この作業に、2,3日はかかります。
田村様：遠い現場だとレターパックとかで送っていたこともあり、4日かかるところもありました。
佐々木様：その後は、伝票を手書きで書き、会計システムに手入力していく作業があります。伝票は3日ほど、会計システムへの入力は2日ほどかかります。
和南城様：全て通すと、土日を除いて13日くらいかかることになります。
Digital Billder導入前の業務の課題と導入による改善について
佐々木様：経理的な目線では紙の請求書の開封や遠くの現場に送ったりするのに、時間がかかっていました。郵便が来るのを待つのも時間がかかり、遅れて請求書が届くこともあるため、締め日が曖昧になっていました。数百枚の請求書を2人で扱っていることもあり、請求書が無いときの確認が大変でした。まるでパズルのようで、届いた請求書に番号を振って、何番がないというような処理をしていました。Digital Billder導入後は、開封・送付の時間がなくなり、かなりの時間短縮になっています。請求書の管理も格段に楽になりました。
田村様：締め日を設定して遅れ提出ができないように設定できるので、遅れて請求書がくることもなくなりました。
佐々木様：近い現場ばかりではないため、遠い現場ですと、取りに来る移動で相当な時間が発生していました。Digital Billder導入で、取りに来て現場に持っていって、それをさらに戻しにくる。この時間がなくなりました。
田村様：直接現場担当者に届くのは非常に良いです。他サービスだと電子上で工事ごとに担当者に振り分けないといけないというのもありますがそれもありません。また、大量に扱っていた紙がなくなったことも大きいです。一部どうしても紙でしか出せない業者様もいますが、社内で代理で提出することも出来るため、問題なく処理ができています。
↑導入前に存在していた大量の紙の請求書
複数の請求書電子化サービスの中からDigital Billderを選んだ理由について
畑様：同じ会社でも支店によってフォーマットが違うということがあるため、そういった差を通常の請求書電子化サービスでは、対応しきれないことがあります。
佐々木様：Digital Billderのサポートは、建設業のことをよくわかっていて、疑問にもすぐに返答していただけましたし、返答スピードも早く助かりました。
畑様：導入にあたっては、弊社だけではなくて協力会社のことも考えなくてはいけません。協力会社から費用を集めるとか、協力会社もシステムに登録しないといけないとかはなるべくやらせたくないというのがありまして、Digital Billderは協力会社は、無料かつ導入も簡単で協力会社への説明も簡単でした。
また、分厚いマニュアルを見ておいてくださいというだけの会社も多いが、協力会社様へのサポートも含めて、しっかりと対応していただけました。
使ってみて分かったDigital Billderの魅力について
沼田土建株式会社 和南城様、佐々木様、畑様、田村様
佐々木様：カスタマイズを早くやってくれるので自社に合わせやすい。そこが一番大きいと思います。それに最近検索が早くなりましたよね。ちょっと遅くなったなと思っていたら、すぐに改善されていました。そういう対応の速さが魅力です。
畑様：シンプルな仕様ですよね。東京から離れた建設業は老若男女色んな人が働いていて、「PDFって何？」という会社もあったりもする。Digital Billderはシンプルな仕様なので普及しやすいのかなと思っています。
佐々木様：協力会社様も思ったよりスムーズに使ってくれました。
今後Digital Billder及び燈株式会社に期待することについて
佐々木様：色々な管理業務が燈のDigital Billderで完結したら嬉しいです。色んなサービスを併用するのは大変ですからね。
畑様：ぜひ会計システムなども開発してほしいです。点ではなくて、点と点を繋いで線にしてほしいと思っています。勤怠管理とかもやってほしい。建設業のバックオフィスを全て賄えると嬉しいです。