建設発注の常識を変える、面倒な工程をワンストップで自動化
寿建設株式会社 - 福島県
「喜ばせる技術、選ばれる企業。」という理念を掲げ、福島県福島市に本社を置く寿建設株式会社様。今回、デジタルビルダー「発注」と「請求書」を導入して頂き、発注書の作成→注文書と注文請書を作成し印刷。承認作業の後に手作業でファイリングなど多岐に渡って発生していた紙書類の業務を電子化することが出来ました。今回は半澤様にDigital Billder導入前 の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の
発注・請求書処理業務の流れについて
半澤様：発注の流れについて、取引先企業からの見積もりを受け取る→金額を確認の上、発注書の作成→注文書と注文請書を作成・印刷して、明細・約款などとセットで製本して役員が確認・承認→取引先に郵送→請書の押印・金額を確認後、手作業でファイリングするという流れでした。大体作成してから戻ってくるまで10日間、遅くて3週間かかっていました。
また、請求書処理業務の流れについては、集まった請求書をエクセルに集計→請求書の項目で経理仕訳を手書きで書く→経理担当が請求書の一覧を作成、経理仕訳の確認・集計という流れでした。
Digital Billder導入前の
業務の課題と導入による改善について
半澤様：Digital Billder導入前は、いろいろな書類が紙ベースで配布されるので、担当者の不在によって途中で止まってしまうことがありました。また、注文書・請求書がばらばらに届くので、工事全体で発注代がいくらかかっているのか集計するまで分からず、集計も手動のため大変時間がかかっていました。請求に関しても、同様に手動による集計をするまで発注にいくらかかっているのか把握することができないという問題を抱えていました。
Digital Billder導入によって、導入前にかかっていたような手作業の仕事や郵送などの業務が全てなくなって、3週間ほどかかっていたやり取りの時間が自動でデータが連携し1秒で承認と押印まで行えることでほぼ無駄な時間がなくなりました。それらの時間や手間の問題が解決されるだけでなく、取引先のお客様が書類を紛失した際のコスト削減効果もありました。
複数の電子契約・請求書電子化サービスの中から
Digital Billderを選んだ理由について
半澤様：システムの導入のしやすさが理由としてあげられます。具体的には、画面がシンプルで分かりやすく、PDFをそのまま貼り付けることができるなど、操作もシンプルで使いやすかったです。また、ランニングコストが安く、サポートが充実しているなどの特徴も導入のしやすさとして挙げられます。
ーサポートが充実してそうと導入前に思った理由は？
半澤様：導入前に従業員がしっかり使いこなせるか不安があったのですが、オンラインの打ち合わせで、要望を出した時に、汲み取って理解してくれる、かつ諸々の連絡などの対応が早かったため、柔軟に対応してくれそうと思いました。また、建設業に特化しているところも魅力で、工事コードや枝番、発注相殺、請求相殺など建設業ならではの項目に対応しており、発注に対して個別の採算がグラフで出てきて進捗管理ができます。この辺りも有益な情報で、可視化されています。
使ってみてわかった
Digital Billderの魅力について
半澤様：一つ目は、人間が動かなくてよくなったことです。自社で発生していた郵送のやり取りがすべてなくなったり、数年前の資料の閲覧時に倉庫まで行く必要がなくなりました。
二つ目は、発注の流れが一目で分かり、ボタン一つで詳細が見れることです。具体的には、送信済み、契約済み、完了済み、破棄済みなどの発注書のステータスがボタンひとつで分かります。さらにボタン一つで詳細が見ることができて、工事番号、工期、枝番、追加発注などが全て詳細に追うことができます。一連の流れが見えるので、枝番や追加発注の際にとても便利で、この発注に対して追加発注があるなどの状況が全て一目で分かるのが素晴らしいです。
三つ目は、現場事務担当が手動で集計をすることなく、工事に携わった複数の取引先ごとの集計を取れることです。これは工事現場サイドとしては非常に重要で、手動の集計による労力を削減し、ミスを防ぎ、検索時の労力の削減にもつながっています。また、過去の類似工事の発注を同じ業者に依頼する際に、全社員が見れることも魅力的です。
ー今後はAI機能で、見積もり依頼は発注のタイミングで、過去の類似工事の類似事例から発注先と金額のレコメンドが出るような機能を出す予定ですが、それはかなり便利でしょうか？
半澤様：ものすごくいいですね、それを今手動で探しに行ってますからね。
今後Digital Billder及び燈株式会社に
期待することについて
半澤様：やはり一番はDigital Billder原価管理です。個別の受注採算のところの結果だけではなくて、実行予算から実績の支出データがあって、最後利益とか、分析とかが見える、それがしかも1ヶ月後集計とかではなくて、リアルタイムにみんなが同じ情報を見れてという形になることを楽しみにしています。そこをしっかりやっていれば利益が大きくぶれることはないし、そこが本当に建設業において本質だと思います。さらに原価管理システムにとどまらず、販売管理システムもやってほしいです。販売管理と原価管理がつながって、決算書が全部できるというところまで言ったら理想ですね。
ー燈株式会社に期待することは何ですか？
半澤様：建設業に特化しているため、Digital Billderシリーズを使うことで適正な数字を適正なタイミングで出せるというのを建設業界に出すことが可能だと思っています。また属人化を防いで人手不足の今の時代に新しい担い手を確保しやすくなると思います。また経理の知識などを使っていく中で人材確保できるような仕組みになったらと考えています。最後に、経営者目線としては、Digital Billderさえあれば会社の数値データは大丈夫だから、みんなでDigital Billderを見ながら経営会議ができるというところまでいければと思っています。これをみんなが使うことで建設業が良くなっていってほしいです。