自社用のカスタマイズを通して
請求書処理業務を大幅改善
笹沢建設株式会社 - 長野県
「信頼を建設する会社」を掲げ、軽井沢に本社を置く総合建設会社。今回、デジタルビルダーを導入して700枚という膨大な請求書を電子化することが出来ました。さらに、システムに合わせるのではなく自社に合わせる働き方をを実現することが出来ました。今回は総務経理部課長 宮崎明達様と総務経理部 中林大明様にDigital Billder導入前の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
中林様：締め日の15日から20日まで、土日問わず紙の請求書が郵送で届いていました。それらを翌日までに査定前のデータとしてExcelに打ち込むのですが、他の業務を後回しにしてそれだけに専念していました。月に1回、3人で工事担当者ごとに仕分けをしてから配布をし、月末までに工事担当者にチェックをしていただき、さらに上席が確認後、最終的に経理が確認し、翌月の16日までに経理が査定をします。最後に請求書をExcelに入力し、業者にFAXを送るまでが一連の流れになります。届いた請求書を都度打ち込むため、入力ミスがないか全ての合計を電卓による手計算をする作業がとても大変だと感じていました。Excelに記載された支払額と違いがないかも読み合わせをして確認していました。
ー請求書の処理で大変だったことを教えてください。
中林様：請求書の量が700枚と膨大でした。請求書の処理作業になるとみんな憂鬱で・・・毎月毎月、次の請求書がたまってしまうという無限ループでした。
電子化のきっかけとDigital Billderの印象について
ーデジタルビルダーの説明を初めて聞いた時の印象はいかがでしたか。
中林様：建設業特化を求めていたので話を聞いた時点で、とても良いと感じました。届いた請求書が現場担当者に届くだけで2日も短縮され、電子保存もでき一石二鳥。最初は電子帳簿保存法対策のために探していましたが、どこも建設業特化というものはなく汎用的で査定が出来ないものばかり。これは良いものを見つけたなという印象でした。そして何より、パッケージにも関わらずカスタマイズが出来るため、自社の理想に近づけられるのも魅力的です。これにより、システムに合わせるのではなく自社の業務に合わせることができました。
ー貴社内での検討はどのように進みましたか。
中林様：社内で話をした時から良いね！と反応をいただいたので、すぐに商談日を決めました。万が一うまくいかなくてもトライしてみる価値があるからまずはやってみようと。それまでに他社様のシステムについて聞きましたが、電子保存のみで建設業の業務にあっておらず、デジタルビルダーを聞いた時すぐに、これだ！やってみようとなりました。
導入してから浸透するまでの流れについて
ー実際に導入してみての変化や反響はいかがですか。
中林様：紙の量が劇的に減り、感動の声が届いています。総務としては1日掛けていた仕事、Excelの再入力がなくなり、それによるヒューマンエラーもなくなりました。紛失や間違い等のリスクを減らすことができ、時間も手間も見違えるほど減りました。
現場担当者の視点だと、社内ルールの見直しのきっかけとなり、事前発注の促進にも繋がり、送られてきた請求書に従って支払うだけで良くなったため支払い作業がとても楽になったと思います。請求書を本社に取りに来る手間もなくなり、請求書の紛失もなくなりました。従来だと渋滞などもあり往復で1時間は取られてしまい、繫盛期はそれ以上かかることもありました。
協力会社様としては、紛失による再発行や指定請求書も無くなり自社のフォーマットで提出できる点が以前との大きな違いだと思います。指定請求書の場合は、購入による手間と費用の削減、遠方の際は郵送による時間の削減が可能になりました。さらに、デジタルビルダーを導入してから受付期間を伸ばすことが出来たので、請求漏れのリスクを減らすことが出来るようになりました。
導入に関わるサポートについて
ー現場導入までのサポート体制はいかがでしたか？
中林様：端的に本当に良かったです。要望に沿った形で我々の希望通りのカスタマイズをしてくださり大変助かりました。燈株式会社の素晴らしさは出来る・出来ないの2択ではないところです。出来ないときには検討し、どうにか形にしようと柔軟な対応をしてくださいました。
これから導入を考えている企業に向けて一言お願いします
中林様：弊社が導入したきっかけでもありますが、建設業という特殊な業界の中で話を聞くというだけでもメリットがあります。自分たちがシステムに合わせるのではなく自分たちの仕事に合わせたシステムを相談しながら作っていただけます。まずは、使ってみるではなく作ってもらうといったスタンスで導入してみるととても良いと思います。もし、請求書処理で困っていることがあればまずは燈株式会社に相談してみることが一番です！