複写式の請求書を電子化し、
1週間の業務削減を実現。
内村建設株式会社 - 鹿児島県
「お客様第一主義」を貫き、創業70年の歴史を持つ内村建設株式会社様。土地の取得から建築、メンテナンスからリノベーションまで、ワンストップでご提供されています。以前から複写式の指定請求書を使っており、電子化に苦戦をしていらっしゃいました。今回はDigital Billder(デジタルビルダー)導入プロジェクトを推進された管理本部 総務部の中馬様と大岡様、工務本部建設ディレクターの小原様に従来の業務、Digital Billderを選定した理由や導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
中馬様：当社の締め日は月末であり、締め日を過ぎたら協力会社様に請求書を郵送または持参で届けていただきます。総務部門で請求書を受け取り次第、工事ごとに手で並び替え、Excelに受付入力をしていきます。Excelへの入力が終わったら社長自らが各現場を回り、現場所長へ請求書を直接手渡していきます。請求書を受け取った現場所長は指定請求書用紙に査定を書き込んで工事部門長へ渡します。工事部門長は内容や、最終的な支払額を確認し、総務部門に請求書を戻します。総務部門に戻ってきたら、基幹ソフトに入力し、社長と会長の決済へ。決済が済んだらようやく支払い業務へと移ります。請求書を受け取ってから支払いまでに約3週間はかかっていました。具体的には総務部門で工事ごとに手で仕分けたり、Excelに手入力をしたりするのに1日かかります。その後、現場所長の査定と工事部門長の作業に5,6日はかかるため、総務部門に紙が戻ってくるまででも一週間程度はかかっていました。
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中馬様
ー請求書の処理で大変だったことを教えてください。
中馬様：色々ありますが、一番は一連の作業に日数を要してしまう点です。毎月250通から350通の請求書を現場ごとに振り分け、受け取り確認の為、受付入力をする。この作業だけでも1日かかりますし、多大な集中力を要します。また、現場に紙を届ける社長のスケジュールが埋まらないかにも気を配ります。支払い日の25日に向けて1日も無駄にすることのないように作業を進めますが、請求書の提出が遅れたり、査定が滞るなど、一部の作業が遅れると全体に影響が出てしまう難しさがありました。
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1ヶ月分の紙の請求書
また、現場との情報共有も大変でした。例えば現場に回した請求書に間違いがあった際、まずは電話で現場監督へ連絡をします。具体的にどこをどうやって直すかを電話越しに伝えるものの、同じ現物を見られないため、なかなか思うように意図を伝えられずにもどかしさを感じることも。現場所長は現場に出ていることが多いため、現場所長が現物を見られるタイミングに電話をするのも簡単ではありません。
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複写式の指定請求書
電子化のきっかけとDigital Billderの印象について
ー請求書の電子化を考えるようになったきっかけと、情報収集の流れを教えてください。
小原様：会社全体の業務効率化の一環として電子化できる業務を洗い出しました。中でも業務が大変であり、電子帳簿保存法への対応も求められた請求書の受領に着目して情報収集を始めました。ただ、何社か話を聞きましたがなかなか自社に合ったサービスと出会えなくて。そんな時に燈さんのDigital Billderの説明を聞く機会があり、これは自社に合うなと感じました。
例えば、協力会社様から提出される1枚の請求書の中に異なる工種が混ざっていることがあります。また、当社が立て替えた産業廃棄物の回収費用を相殺として処理をすることもよくあります。このような処理は一般的なものだと思っていましたが、どの業界にも対応している他社様のサービス説明を受けたことで建設業独特の業務だと分かりました。結果として、どの業界にも対応しているサービスでは一部手入力が残ったり、紙が残ったりし、会計システムへの接続も難しく、検討が難航しました。
一方、Digital Billderは会社ごとに支払い業務が異なるという建設業の文化を前提として作られているため、カスタマイズ性に優れていました。当社の指定書式や査定業務にも合わせられるため、システムに合わせて業務を変えたり、基幹システムを入れ替える必要もない。導入のための過剰な変化やコストを抑えられると感じ、本格的な検討を進めていきました。総務の私達だけではなく、工事部門の役員や主力メンバーにも比較検討をしていただいた結果、「一番使いやすそう」と言っていただけ、そこからはスムーズに導入が決まっていきました。
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小原様
導入してから浸透するまでの流れについて
ー請求書の電子化を考えるようになったきっかけと、情報収集の流れを教えてください。
小原様：最初は年配の現場社員から「入力が大変だ」という声が上がりました。他にも、手元にあった紙がなくなるとチェックしづらい、画面上だとどこを見れば良いのか分からないといった声もありました。 ただ、このような声は意外と早く消えていきました。最初は不安や懸念も出るであろうと覚悟をしていたため、私が社内・社外の問い合わせ用の窓口になるとアナウンスをしていました。数名の社員から問い合わせはありましたが徐々になくなり、不安の声も次第に消えていきました。 他にも、管理職からはこれまでの紙の集計表とDigital Billder上の数値が同じなのかを確認されましたが、実際に数値が同じであることを示し、理解納得していただきました。
ー使ってみてわかったDigital Billderの良さを教えてください。
大岡様：Digital Billderは現場社員との情報共有がとても簡単です。現場社員が出先でもノートパソコン上で同じ画面を見ることができます。例えば請求書に誤りがあった際、パッと同じ原本を見て確認ができるためすぐに意図が伝わります。紙の時は写真に撮って請求書の画像をLINEやグループウェアで送ったりしていましたが、意思疎通がなかなか大変でした。今ではパソコンさえあれば同じものを見て会話が出来るので、間違いを防げます。
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大岡様
ー協力会社様からの反響はいかがでしたか。
大岡様：最初は年配の職人さんから懸念も上がりました。特にDigital Billderの提出口にPDFを添付して提出できるかという点です。そこに対しては電話で応対したり、パソコンを持ってきてもらって一緒に操作をしたり、燈さんのコールセンターに問い合わせていただくことで慣れていただき、3ヶ月ほど取り組んだらPDF提出率も高まっていきました。今では「以前より楽になったよ」と言っていただけており、ホッとしています。導入から約半年が経ちますが、ここまで変化があると思っていなかったので、とても驚いていますし全体的にとても良くしていただいているという印象です。
ー導入までのサポートはどうでしたか？
小原様：最初は本当にうまくいくのか不安がありました。ただ、弊社担当の山口さんに親身に寄り添っていただけたり、後任の佐藤さんにも多くのサポートをしていただけたため安心して導入を進められました。具体的には、導入の際のスケジュールを用意してくださり、それに沿って進めていけました。困った時は、すぐに電話を掛けてしまっていましたが、毎回丁寧に対応してくださり、無理難題も受け入れていただけました。経理システムとの連携がうまくいかず、手こずった時があったのですがその際も良い解決策を見つけてくださり、最初から最後まで二人三脚で浸透までサポートしていただいたため、とても感謝しています。
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サポート担当の山口さん
これから導入を考えている企業に向けて一言お願いします！
中馬様：最初は不安もあるかもしれませんが、使っているうちに操作感に慣れますし、自社に合ったカスタマイズも見つけられます。カスタマイズに困っても燈さんに頼れば必ず相談に乗ってくれます！導入後も手厚くサポートいただけるため安心感がありますし、建設業ならではの業務に合わせたアップデートも頻繁にされているため、痒いところに手が届く機能がどんどん増えていきます。まずは使ってみることをオススメします！