請求書処理業務に割いていた多大な時間を大幅に削減
吉成建設株式会社
「夢ある未来へ」を掲げ、徳島県鳴門市に本拠地として総合建設業を営む吉成建設株式会社。従来、毎月大量の請求書を紙で受領し、多大な労力と時間を費やし配布、承認、支払い、保管などの処理していましたが、この度Digital Billder(デジタルビルダー)を導入し、毎月の請求書処理業務の電子化・効率化に成功しました。今回は取締役常務執行役員 播摩康次様と総務部課長 大前志鶴様にDigital Billder導入前の業務、選定の理由、導入効果などをお聞きしました。
Digital Billder導入前の請求書処理業務の流れについて
大前様：郵送で到着した協力会社様の請求書を開封・内容確認→各現場の現場監督への配達→監督査定後、請求書回収→工事未払金表をExcelで作成→請求書と合わせて役員が確認・承認→支払い準備及び各現場ごとの工事管理表作成→支払い後は各現場ごとに請求書をファイリング・保管という手順でした。
複数の請求書電子化サービスの中からDigital Billderを選んだ理由について
大前様：Digital Billderは建設業向けに特化したサービスで建設業特有の問題をクリアできていたことが大きな決め手です。工事現場毎に請求書を処理する事が可能だったり、契約内・契約外に対する出来高&内訳明細の提出機能があったり、自社の請求書フォームに柔軟に対応可能だったりする点が、魅力的でした。
Digital Billder導入前の業務の課題と導入による改善について
大前様：まず、請求書を現場監督に確認してもらい、回収し、工事未払金表を作成し役員に承認依頼を回すところまでが1週間くらい導入により早くなりました。
これまでは本社に届いた請求書を半日かけて全て開封し、工事ごとにまとめ、さらにそれを3人で1日かけて現場に配達し、監督査定後は同じく3人で現場まで回収しに行っていました。また工事管理表もExcelに全て手入力で作成していました。そしてそもそも締切日を過ぎてから請求書が届くこともありました。Digital Billder導入後は協力会社様が請求書を提出すると、自動で工事ごとに振り分けられ、各現場監督の元へ直接届くようになったので、請求書を開封して工事ごとにまとめる時間や配達の時間は全てなくなりました。
また工事未払金表もcsvデータをDigital Billderから出力することで自動作成が可能になりました。そして締め日を設定する機能があるので、締め切り後に遅れて請求書が届くということもなくなりました。また、これまで支払い通知書の送付は半日程度かけ、FAXで1件ずつ送付していました。Digital Billder導入後は協力会社様のメールアドレスを取得することができたので、メールで一斉自動送信をすることが可能になりました。これはかなり嬉しかった変化の一つです。
他にも工事別請求書の紙ファイリングが全て不要になった上、保管する手間もかからず場所の確保もいらなくなったり、請求書全データがクラウド内で管理されているので、支払い後に良くある監督依頼の過去データ検索も監督自ら行えつつ、総務の誰もが瞬時に確認できるようになりました。
播摩様：私にとっての最も大きな変化は当月の支払い総額を請求締切当日に瞬時に把握し、資金繰り予測をすることが可能になったことです。従来は工事未払金表が作成され自分に回ってくるまで確認することができませんでした。
Digital Billder導入後は合計請求金額の確認機能があるので、請求締切当日に支払い総額を把握することが可能となりました。また自分も現場へ請求書の配達や回収に行くこともあったので、それがなくなったのも嬉しいです。
ー現場監督の業務改善に着目すると、どのような効果があったでしょうか？
播摩様：現場監督はこれまで本社から請求書が届くのを待ち、届いたら請求書をわずかな期日で一斉に確認していました。通常業務もあるので、残業に繋がることが多かったです。しかしDigital Billder導入後は協力会社様から直接監督に届くので、監督は届いた順番に見たいタイミングで余裕を持って請求書を確認することができるようになりました。また押印も一切不要になるなど、現場監督からもかなり好評です。
左から播摩様、大前様
使ってみて分かったDigital Billderの魅力について
大前様：まずは対応の圧倒的スピード感に驚きました。改善点や疑問点があれば、いつでも電話で相談することができ、相談後瞬時に対応をしてくれる。また追加で必要な機能があれば、それも高速で開発を行い、すぐにサービスに反映される。当社が使いやすいように必ず困難を乗り越えるという姿勢とスピードは、大手汎用システムでは有り得ない、SaaS ならではの強味だと思いました。
ー協力会社様の皆様からのお声はいかがでしょうか？
大前様：概ね好評です。最初は対応できない協力会社様が多発するのではないかと心配していましたが、HPにて詳細な案を載せ、支払い通知書で通知を行なったところ、導入初月からほぼ全ての企業様がDigital Billderで請求書を提出してくれました。こんなにうまく切り替えが行くとは思わず、いい意味で大きな誤算でした。
実は協力会社様にも結構メリットがあることがわかりました。従来は郵便にかかる時間があったので、協力会社様は早めに締め切り、速達などで対応する必要がありました。しかしDigital Billder移行後は24時間・自社締め切りに合わせて請求書が提出可能で、輸送コストはゼロで発送時間が大幅に短縮することができます。
今後Digital Billder及び燈株式会社に期待することについて
大前様：差し迫る電子帳簿保存法やペーパーレス化にデジタルトランスフォーメーション。これらの課題に当社はどう対処すべきか、日々手探りで取り組んで参りました。
総務部や監督の事務作業を減らし、本来の業務に時間を費やせるよう遂行しましたが、社内だけの改革では限界を感じておりました。しかし今回、Digital Billder を基に燈株式会社様からアドバイスをいただき、大幅な業務効率化に成功いたしました。
Digital Billder 導入は単に請求書を電子承認するためだけの機能ではなく、そこから派生するさまざまな業務連携を見据える請求書処理業務ＤＸサービスだと感じています。実際、請求書のペーパーレス化によって請求書の紙ファイリング作業が全てなくなりタイムパフォーマンスを実感しています。
また、地方の建設会社様の多くが当社と同じような「脱・紙の複写式請求書」に直面していると思います。改善しなくてはならないと分かっていても、その轍も道もなければ前に進められません。燈株式会社様には是非デジタル化に困っておられる建設会社様の道しるべとなり、新たなステージへと導いて頂きたいと思います。そして全国の建設会社様から
《 建設業界の請求書処理と言えば【 Digital Billder 】 》と称される日本を代表するシステムと成られるよう心から願っています。